Il 12 febbraio si è svolta a Milano la sesta edizione di Billing & Payment, l’evento che consente alle Utility di conoscere l’evoluzione delle normative e dei sistemi, con panel specifici dedicati agli argomenti caldi per chi deve gestire la fatturazione e gli incassi.
E anche quest’anno si è tenuto un tavolo interattivo dedicato alla riconciliazione degli incassi, segno evidente della centralità che l’argomento ha ormai assunto per le società di servizi al cittadino.
La relatrice era Francesca Volpini, Credit Service & Process Manager di Engie, società medio-grande di energia che si è data l’obiettivo di efficientare il processo di gestione degli incassi.
Sentiamo dalle sue parole come Engie ha affrontato la questione:
“Buongiorno, sono Francesca Volpini di Engie e sono qui per raccontarvi la nostra esperienza che riguarda l’introduzione di un sistema di riconciliazione automatizzata.
Lo abbiamo introdotto usando un partner terzo perché il nostro gestionale interno era troppo rigido.
Siamo un’azienda medio-grande e abbiamo gestionali molto strutturati, che su alcune tematiche non ci garantivano flessibilità, quindi siamo andati verso un partner terzo, che ci ha supportati e che in modo molto flessibile ha cercato di minimizzare gli impatti verso il nostro IT, per fortuna, perché quando si implementano progetti che vanno a modificare i processi, l’impatto IT non è da sottovalutare.
La nostra esigenza era molto semplice: andare a riconciliare in tempo reale i bonifici, il più possibile in modo automatizzato, evitando di impattare sui processi; i processi non dovevano cambiare; per l’IT tutto quello che stavamo facendo doveva essere trasparente.
Ci abbiamo pensato, abbiamo fatto dei benchmark di mercato e abbiamo trovato una metodologia che consiglierei.
Quando trasferivamo il flusso degli incassi che arriva dalla nostra tesoreria, li caricavamo nel nostro gestionale. Per non cambiare nulla, lo stesso flusso che estraggo dal sistema di tesoreria, invece di darlo direttamente in pasto al mio gestionale, lo do a questo partner, che lo lavora e me lo restituisce con lo stesso identico formato da dare in input al gestionale, sostituendo l’informazione principale, la codeline, cioè l’identificativo della bolletta del cliente.
Il tracciato degli incassi che mi passa la tesoreria ha una codeline fittizia, perché il sistema di tesoreria non sa riconoscere che cosa il cliente ha pagato [e non sa nemmeno riconoscere il cliente]. Il partner mi restituisce l’informazione con un tracciato identico, che però sostituisce la codeline fittizia con quella reale, gestendo anche le relazioni uno a molti: ad esempio, nel record che fornisco al partner c’è un importo solo, ma il cliente sta pagando tre bollette; il file in restituzione produce tre record, quindi in ogni riga avrò la sua codeline e il suo importo, la somma delle tre righe è identica alla riga di origine. Tutti i crismi della quadratura sono stati rispettati.
Lo abbiamo implementato sia per i bonifici bancari che per quelli postali, cambia solo il conto corrente su cui arriva il pagamento. La performance si attesta su un minimo dell’80%, con punte dell’88%. Su 1.000 bonifici al giorno che trattiamo mediamente, almeno 800 in questo momento si riconciliano in 10 minuti.
Prima avevamo 5 FTE impegnati, adesso ne abbiamo uno, gli altri quattro sono stati «spenti». Quindi l’investimento è stato abbondantemente ripagato, perché non pago più 4 risorse in outsourcing ed è aumentato il livello qualitativo e quantitativo della nostra riconciliazione degli incassi.
Da quando siamo partiti non abbiamo avuto casi di errate riconciliazioni. Essendo così precise le regole, il sistema trova esattamente una bolletta aperta di quell’importo e di conseguenza abbiamo avuto risultati ottimi.
Tra tutti in azienda ero io la più scettica e siccome sono come San Tommaso, abbiamo detto al partner: «prima ci dimostri che funziona e poi lo implementiamo». Quindi abbiamo fatto un periodo di test sui nostri dati reali, per capire come andava il processo e nel momento in cui abbiamo visto che non stravolgevamo la vita all’IT, perché restituivamo un tracciato che non modificava assolutamente il nostro gestionale e che il risultato c’era, abbiamo fatto un business case per valutare costi e benefici, quanto valeva l’investimento e quanto andavamo a «spegnere» in termini di costi.
L’esito è stato molto positivo e da circa un anno l’abbiamo portato in produzione.
A consuntivo devo dire che la nostra esperienza è molto positiva.
Come fornitore abbiamo utilizzato EveryMake. Non l’abbiamo scelto a caso, un altro competitor del settore, che conoscevo, l’aveva già utilizzato e aveva avuto un’esperienza positiva.”